Capitulo 1

CAPITULO 1 

EL PROBLEMA 

Planteamiento del Problema

En la Unidad Educativa Nacional “Carmen Cabriles”, ubicada en Guarenas Estado Miranda se realiza un proceso de inscripción, control de estudiantes y de calificaciones de forma manual, en los meses de junio – julio de cada nuevo año escolar, se realiza una planificación donde el personal administrativo junto con el personal docente verifican la disponibilidad de horarios, luego se procede a la asignación de aulas por sección ,según la cantidad de estudiantes inscritos para esa sección a cada docente  se le asigna su nuevo horario; este proceso es realizado de forma deficiente lo que trae como consecuencia la confusión de horarios tanto para estudiantes como para el personal docente, pérdida de tiempo a la hora de iniciar las clases, sobrecarga de estudiantes en algunos salones, falta de docentes para algunas materias. Luego de este proceso, los profesores colocan una lista con todos los requisitos y las fechas de inscripción para el nuevo año escolar. Cuando se inicia el proceso de inscripción, el representante acude con su representado con todos los requisitos, el profesor, chequea que todos estén en orden, y comienza a llenar la planilla de Inscripción recopilando los datos del estudiante y posteriormente el de la madre y el de padre, se hace la pregunta de quién va a ser el representante para llenar unos datos adicionales.

En el caso de que el estudiante se vaya a reinscribir se abre una nueva historia con nuevas planillas para el siguiente año. Si el estudiante es de bachillerato el proceso es muy parecido solo que se piden algunos documentos diferentes, por ejemplo el acta de aprobación de primaria y/o del año anterior en caso de que el estudiante sea repitiente o tiene materia pendiente, se llena el espacio de materia pendiente o el espacio con las materias con que repite. 

Una vez terminado el proceso de inscripción se elabora una constancia la cual especifica que el estudiante ha sido inscrito, la sección en la que está asignado, y  el año  que estará cursando. Este proceso al igual que el anterior se lleva de forma manual.

En el caso de las calificaciones tanto de bachillerato como de primaria se registra y controla,  a pesar de que los docentes de primaria lleva un control secuencial de los alumnos, el departamento de control de estudio no guarda estos registros solo lleva el registro final, Sin embargo, las notas de bachillerato los docentes colocan una lista con todos los resultados por lapso y la calificación final de los estudiantes.

El problema es generado porque el control de estudios de la institución lleva un proceso de control de calificaciones de forma manual, este proceso trae como consecuencia que las notas de los estudiantes  no se ubiquen con facilidad en los expedientes, redundancia de Información, pérdida de espacio físico, la información se procesa muy lentamente, al momento de copiar las calificaciones hay muchos errores.

Todas estas dificultades repercuten en las diferentes áreas con la que cuenta la institución. Las áreas que generalmente se ven afectadas son: el Departamento de Evaluación y Control de Estudio, pues su trabajo durante estos días es acelerado y congestionado debido a que se hacen inmensas transacciones para el registro de notas, constancia de inscripción, registro de los estudiantes, representantes y las sanciones. A veces esto ocasiona: Ineficiencia en el proceso, el personal trabaja horas adicionales, aparte de eso tienen que realizar su trabajo habitual, lo que ocasiona un descontrol.

A partir de la problematica planteada se generan las siguientes interrogantes:

¿Cuales son las necesidades o requerimientos que permitiran llevar mejor los procesos de inscripcion?

¿Cuales son los procesos para un sistema de Gestion Academica?

¿Que procesos optimizaria la Gestion Academica de la U.E.N."Carmen Cabriles"? 

Objetivo General

Desarrollar un Sistema de Gestión Académica para la Unidad Educativa Nacional “Carmen Cabriles” Guarenas, Estado Miranda.

Objetivos Específicos

 -Recabar la información sobre cómo se llevan los procesos actuales en la U.E.N “Carmen Cabriles”

-Identificar las necesidades o requerimientos para los procesos de gestión académica en la U.E.N “Carmen Cabriles”

-Definir los procesos de Gestión Académica en la U.E.N “Carmen Cabriles”

-Diseñar un Sistema de información que optimice los trabajos de gestión académica en la U.E.N “Carmen Cabriles”